Die Frage, die keiner stellt
Die meisten Inhaber fragen sich: Darf mein Team KI benutzen? In meiner Weiterbildung habe ich im Rechtsteil gelernt, dass die Frage andersherum gestellt werden muss. Wenn Du nichts geregelt hast, hast Du es erlaubt.
Der Gedanke dahinter ist schlicht. Ein Arbeitsvertrag regelt, was jemand tun soll, aber nicht, mit welchen Hilfsmitteln. Hilfsmittel zu benutzen ist erst mal zulässig, solange jemand seine Arbeit nicht komplett von einer Maschine erledigen lässt. Wer also nichts geregelt hat, kann hinterher schlecht sagen, es sei verboten gewesen.
Was das im Alltag bedeutet
Stell Dir einen ganz normalen Dienstag vor. Im Büro schreibt jemand ein Angebot und lässt sich dabei vom privaten ChatGPT helfen. Ins Fenster kopiert er die Anfrage des Kunden, mit Namen, Adresse und Preisvorstellung.
Zwei Dinge treffen da aufeinander. Nach innen hast Du wenig Handhabe gegen das Werkzeug selbst, weil Du es nie verboten hast. Dass Kundendaten nicht in ein privates Konto gehören, gilt zwar auch ohne KI-Regel. Nur hat es ihm nie jemand gesagt, und im Streitfall musst Du erklären, warum nicht. Nach außen stehst Du als Betrieb gerade für das, was mit den Kundendaten passiert. Das ist keine Panikmache. Es ist einfach die Lage, solange niemand etwas festgelegt hat.
Erlauben heißt: zwei Dinge festlegen
Eine gute Regel ist kein pauschales Ja oder Nein. Sie legt zwei Dinge fest:
- Welche Werkzeuge benutzt werden dürfen.
- Für welche Aufgaben.
Zum Beispiel: Texte für die Website mit dem Firmenkonto bei einem bestimmten Anbieter, ja. Kundendaten in irgendein KI-Programm kopieren, nein. Mehr ist es am Anfang nicht.
Ein praktischer Kniff: Schreib die erlaubten Werkzeuge in eine nummerierte Anlage, nicht in die Regel selbst. Kommt ein neues Werkzeug dazu, änderst Du die Anlage und nicht das ganze Papier. Und schreib lieber auf, was erlaubt ist, als eine Liste mit Verboten zu führen. Eine Verbotsliste lädt zu dem Schluss ein, dass alles andere erlaubt ist.
Das Papier ist nicht das Problem
Vorlagen gibt es. Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) zum Beispiel bietet eine kostenlose Musterrichtlinie zum Einsatz von KI an. Die ist ein guter Startpunkt, und Du musst nichts von Grund auf neu schreiben.
Nur: Richtlinien scheitern selten am Text. Sie scheitern an der Einführung. Ein Beispiel aus der Praxis, das in der Weiterbildung erzählt wurde: Ein Unternehmen schaltet ein KI-Werkzeug für alle frei. Die Belegschaft findet es unheimlich, weil über ihre Köpfe hinweg entschieden wurde. Das Werkzeug war gut, die Einführung nicht.
Was in keiner Vorlage steht:
- Erst fragen, was schon benutzt wird. Am besten durch jemanden, der keine Strafen verteilen kann. Sonst hörst Du nur, was Du hören willst.
- Die Leute früh dazuholen, nicht erst zum Unterschreiben. Wenn Du einen Betriebsrat hast, gehört er von Anfang an an den Tisch.
- Nicht eine Schulung für alle. Wer Werbetexte schreibt, hat andere Fragen als jemand, der Personalakten führt.
Die Lücke, die fast alle übersehen
Eine Frage fehlt in den meisten Vorlagen, und sie wird gerade wichtig: Was ist mit KI-Agenten? Also Programmen, die selbstständig Aufgaben erledigen, Mails sortieren oder Daten abgleichen.
Darf jemand im Betrieb so etwas einrichten? Wer weiß, welche Agenten gerade laufen? Und wer schaltet sie ab, wenn die Person, die sie gebaut hat, krank ist oder den Betrieb verlässt? Sonst läuft da etwas, für das niemand mehr zuständig ist.
Der nächste Handgriff
Du brauchst diese Woche keine fertige Richtlinie. Du brauchst eine Stunde und drei Fragen an Dein Team:
- Welche KI-Programme benutzt Ihr schon, auch privat für die Arbeit?
- Wofür?
- Was davon würdet Ihr gern offiziell benutzen dürfen?
Aus den Antworten entsteht Deine erste Anlage. Die Regel drumherum ist dann der kleinere Teil.
Wenn Du die Stunde nicht allein moderieren willst oder aus den Antworten eine Regel werden soll, die im Betrieb auch gelebt wird, begleite ich Dich dabei. Schreib mir einfach.
Wichtig: Dieser Beitrag ordnet ein und ist keine Rechtsberatung. Für Deinen konkreten Fall, vor allem bei Personal- und Kundendaten, hol Dir eine Anwältin oder einen Anwalt an den Tisch.
